Organizatorzy konferencji bądź sympozjum naukowego stają przed trudnym a także ważnym dylematem powiązanym z wyselekcjonowaniem stosownej lokalizacji. Ze względu na ilość ludzi, czas i rodzaj spotkania branych jest pod uwagę wiele kryteriów.
Źródło: http://www.flickr.com
Oczywiście istotną rolę gra również budżet. Sale konferencyjne Poznań powstają dzisiaj nie wyłącznie w popularnych uzdrowiskach bądź w okolicy dużych ośrodków miejskich. Zaplecze stale się powiększa też o ośrodki, czasem intymne, zlokalizowane w zaciszu lub w autentycznej głuszy. Pierwszym zapytaniem, przed jakim staje organizator, to odległość. Czy warto najmować obiekt hotelarski z salą konferencyjną gdzieś w pobliżu naszej firmy czy może korzystniej wybrać ośrodek umieszczony w innym regionie kraju? O wyborze przesądza nie jedynie budżet, ale również czas i zamysł – .
Źródło: http://www.flickr.com
Współczesne sale konferencyjne winny być zaopatrzone w osprzęt multimedialny. Nieodzowne będą: przyzwoite nagłośnienie, diaskop, mikrofon, prędki internet. Sala powinna także zapewniać należytą akustykę oraz być poprawnie oświetlona. Możność rozlokowania krzeseł na kilka metod: podkowa, krągły stół, odwrócona podkowa lub szkolna aula — dobór zależny jest od interakcyjności uczestników. Ważka jest również wielkość auli — organizacja niedużego szkolenia w gigantycznej auli to pomysł niefortunny, jak też niegwarantujący skupienia uczestników. Połączenie hotelu z restauracją – restauracja jak też paroma salami z należytym oprzyrządowaniem to jedyne godne uwagi podejście.
Ważna jest też dodatkowa baza umożliwiająca czynnie spędzać wolny czas — basen, siłownia, boisko albo sala do ćwiczeń. Niejedna restauracja (kuchnia libańska w Warszawie) Poznań ma też w swej ofercie sale konferencyjne.